Manajemen, Organisasi dan Tata Kerja

4. Manajemen, Organisasi dan Tata kerja (Metode)

Eratnya hubungan timbal balik antara manajemen, Organisasi dan tata kerja dapat dilihat dari gambar diatas dimana untuk mencapai tujuan ketiganya tidak dapat dipisahkan.
O & M mutlak diperlukan dalam kegiatan manajemen. Lihat gambar dibawah ini:

Sejarah O & M

Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.
Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis.  Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:
©      Mengadakan prognosis (problems observation)
©      Mengadakan diagnosis (problems identification)
©      Menentukan sebab-sebab (reasions determination)
©      Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)

Istilah-istilah O & M

Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain:  Administrative analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.
Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:
ª      Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi
ª      Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics
ª      Membantu penempatan staf
ª      Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan
ª      Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja
ª      Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi
ª      Membantu  top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja
ª      Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.

O & M sebagai alat Analisis & Survey

Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah  dan cara pelaksanaan kerja  yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M.  Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.
Selain berfungsi sebagai  kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:

1. Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:

♪ Perumusan tujuan survei
♪ Penentuan ruang lingkup
♪ Penentuan sasaran
♪ Penentuan sampling
♪ Persiapan program
♪ persiapan pelaksanaan

1. Pelaksanaan Survei

♪ Pengumpulan data
♪ Pengumpulan fakta:
♫ Peninjauan langsung
♫ Wawancara
♫ Diskusi
♫ Membagikan survei
♫ Riset

1. Pengolahan

♪ Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan
♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif

1. Penyajian

♪ Penyerahan laporan
♪ Pemaparan

1. Penerapan

♪ Pembinaan hubungan kontinyu
♪ Penugasan
♪ Penilaian

RUANG LINGKUP O & M

►  Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office    layout and space planning)
► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)